Những yếu tố chính trong việc lập ngân sách sự kiện

Những yếu tố chính trong việc lập ngân sách sự kiện

Khi tổ chức sự kiện thì bạn không chỉ mất tiền thuê mặt bằng mà bạn còn phải bỏ ra rất nhiều chi phí thuê vật dụng khác. Bạn phải hạch toán ra tất cả các hạng mục, kể cả những hạng mục lẻ tẻ nhỏ nhất. Càng nhỏ thì chúng ta càng tránh được sự sai sót không đáng có. Hay nói một cách khác sự kiện được lập ngân sách dự toán càng tỉ mỉ, chi tiết thì càng dễ thành công và hoàn hảo.

Dưới đây là một số những yếu tố chính trong việc lập ngân sách mà bạn nên nhớ:

– Chi phí thuê dàn dựng sân khấu và nhà rạp (bục sân khấu, thảm bọc sân khấu, thảm trải, backdrop sân khấu, màn sao...)

– Chi phí thuê âm thanh ánh sáng phục vụ sự kiện

– Chi phí tiệc

– Chi phí: Quà tặng khách tham dự, quà chơi trò chơi trong chương trình, quà bốc thăm trúng thưởng...

– Chi phí in ấn tờ rơi, broucher, phướn, banroll...

– Các chi phí dự trù các tình huống phát sinh

– Chi phí truyền thông: roadshow, mời báo chí, livestream sự kiện

Lập bảng tổng dự toán ngân sách

Sau khi lập xong chi phí thuê cho các hạng mục bạn hãy tổng chúng vào một bảng dự toán ngân sách để biết số tiền mình cần phải chi trả là bao nhiêu. Từ đó bạn sẽ có thời gian để một lần nữa cân đối lại những hạng mục nào chiếm quá nhiều chi phí trong tổng ngân sách.

Lập chi phí dự phòng phát sinh

Khi tổ chức sự kiện thì chắc chắn không tránh khỏi những hạng mục phát sinh. Cho nên, bạn cần phải tính đến những hạng mục nào sẽ phát sinh để có được phương án dự phòng thích hợp. Đơn cử như trường hợp mất điện, bạn phải thuê sẵn máy phát điện. Hoặc một sự kiện ngoài trời thu hút nhiều người tham dự cần chuẩn bị sẵn xe cứu thương đề phòng tình huống xấu xảy ra. Thông thường chi phí này chiếm 10%-15% trên tổng ngân sách dự toán.

Việc hoạch định ngân sách tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí phát sinh cũng như tránh được những rắc rối không đáng có.